5 dicas para responder um e-mail de solicitação de orçamento | Guia Noiva Online

5 dicas para responder um e-mail de solicitação de orçamento


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Quando os e-mails começaram a se propagar nos anos 90, eram usados principalmente para enviar mensagens pessoais a amigos e familiares, com fotos de festa de aniversário em anexo, apresentações de PowerPoint com frases reflexivas ou ainda correntes que você precisava reenviar para não sofrer uma praga, lembra? Pois é, essa época acabou. Hoje responder um e-mail é prática comum – e necessária! – nas empresas, sobretudo ao receber uma solicitação de orçamento de um cliente ou fornecedor.

E interagir de forma adequada com o cliente por e-mail é fundamental para que ele veja o valor da sua empresa. Para isso, algumas boas práticas para responder os e-mails de solicitação de orçamento são necessárias. Confira abaixo as nossas 5 dicas para fazê-lo adequadamente.

Organize bem a sua caixa de e-mails

O primeiro passo para conseguir bons resultados com atendimento ao cliente por e-mail é organização. Todos os dias separe um tempo para cuidar da sua caixa, a fim de deixá-la sempre limpa e também para que nenhum cliente fique sem resposta. À medida que for respondendo os e-mails, não delete. Você pode separá-los em pastas específicas, como “e-mails respondidos” ou “orçamentos de clientes”.

Trate também de responder prioritariamente as mensagens mais importantes. Afinal, o pedido de um cliente ou a mensagem de uma lead que você gerou, por exemplo, não pode esperar.

Acompanhe a taxa de abertura dos seus e-mails

Você alguma vez precisou ligar para algum cliente e perguntar se recebeu o e-mail que você enviou? Agora imagine a perda de tempo que isso acarretaria, além de despertar no cliente a sensação de que você está desesperado!

 Portanto, considere ter uma ferramenta para acompanhar quando e quantas vezes o seu cliente abriu o e-mail, inclusive arquivos em anexo. O Sidekick, por exemplo, permite fazer isso, bem como o Right Inbox, que também permite agendar o envio de e-mails, além de mandar lembretes para que você envie um e-mail futuro.

Assim, com agendamentos e sabendo se seu e-mail já foi lido, você pode manter a conversa com o cliente de modo muito mais eficiente.

Use a linguagem apropriada ao responder um e-mail

A imagem da empresa pode ser refletida na forma como o e-mail é apresentado. Por isso revise a sua mensagem antes de enviá-la para se certificar de que não há erros de português, gírias, abreviações etc. Afinal, você levaria a sério uma empresa que redige “vc” em vez de “você” ou que começa o e-mail dizendo “ae, blz” em vez de “bom dia”?

Evite também usar letras maiúsculas em todo o texto ou pontos de exclamação e interrogação em excesso, pois isso pode dar a impressão de que você está gritando. Seja cortês e amigável, mas sempre respeitando a formalidade necessária.

Use templates (inclusive para responder solicitação de orçamento)

Usar templates pode poupar muito o seu tempo na hora de responder e-mails. Caso seus clientes tenham dúvidas recorrentes a respeito do seu produto ou serviço, é mais prático ter modelos prontos que você pode usar para responder mensagens de boas-vindas, envio de proposta, agendamento de reunião etc.

Contudo, lembre-se de que é importante personalizar esses templates com o nome do cliente e da empresa antes de enviar. Do contrário, ele saberá que se trata de um e-mail padrão e poderá achar que você não está dando a ele a atenção devida.


Responda os e-mails no timing certo

Se você disser ao cliente que irá enviar a proposta no mesmo dia por e-mail, faça isso. Se precisar de mais tempo para elaborá-la, não tem problema, apenas avise o quanto durará. Por outro lado, se ele te enviar uma mensagem com alguma dúvida simples, responda o quanto antes puder. Se for urgente, o mais depressa possível.

O tempo de resposta dos e-mails é um fator determinante para não perder um negócio. Afinal de contas, se você demorar para respondê-lo e o seu concorrente for mais rápido, com quem acha que o cliente vai fechar?

Seguindo essas 5 dicas você poderá responder um e-mail de solicitação de orçamento de forma mais assertiva, além de conseguir melhores resultados com seus clientes. Mas, e você? Como tem respondido seus e-mails? Deixe um comentário e conte pra gente!

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